• Наша компания специализируется на предоставлении качественных услуг в сфере сопровождения бизнеса. Онлайн заявка
  • Бухгалтерская нулевая отчетность для малых и крупных предприятий выполненная профессионалами. Онлайн заявка

Какие документы должна иметь организация

Предприятия самостоятельно устанавливают, какие документы должны храниться в организации на основании требований законодательства и особенностей ведения деятельности. Формы предназначены для внутренних и внешних пользователей. За нарушение порядка хранения документов руководитель компании несет административную и иную ответственность вплоть до дисквалификации.

Организации или ИП утверждает перечень используемых в учете бланков, порядок заполнения, сроки, лиц, ответственных за их составление и сохранность. Определить, какие нормативные документы должны быть в организации, можно по законодательным актам и ведомственным указаниям.

Обеспечение требуемого учета на предприятии

какие документы должна иметь организацияДанные, используемые организацией или ИП, группируются по назначению и пользователям. Предприятия применяют группы документов:

  • Управленческого характера – штатное расписание, положение об оплате труда и премирования, коллективный договор.
  • Общехозяйственного назначения –приказы, служебные распоряжения и переписка, внутренние акты производственного характера, графики работы.
  • Кадрового назначения – приказы, договоры, журналы, графики отпусков, личные карточки работников.
  • Бухгалтерского и налогового назначения – первичная документация, ведомости, регистры, отчетность.
  • Охранного характера – журналы проведения инструктажа, ведомости выдачи спецодежды и прочие.

В зависимости от того, какие документы должна иметь организация, утверждается обязательный перечень. Установленная предприятием в учетной политике периодичность обеспечивает преемственность операций в последовательных периодах.

Порядок хранения первичных и учетных форм

Каждая из имеющихся в учете форм имеет свои сроки использования. Утрата или преждевременная утилизация не позволит предприятию подтвердить законность действий, операций, произведенные расходы и трудоустройство наемных работников.

Предприятия устанавливают сроки актуальности для форм:

  • Управленческого назначения – постоянно в течение ведения деятельности.
  • Специализированного производственного назначения в зависимости от потребности организации.
  • Налогообложения – в пределах 4 лет, за исключением специальных сроков хранения, например, для подтверждения полученного убытка.
  • Бухгалтерского учета – не менее 5 лет. Документы, используемые для обоих видов учета, подлежат сохранности в течение пятилетнего срока.
  • Кадровые документы – от 1 года до 75 лет. Максимальное количество лет установлено для ведомостей, приказов, карточек, подтверждающих заработную плату работников, стаж и отчисления в фонды. Длительный период хранения определяется потребностью назначения пенсионного обеспечения.

Отсутствие обязательных документов влечет санкции контролирующих органов. Штрафы, налагаемые на юридических лиц – ООО, ОАО, другие организационные виды и их руководителей, отличаются значительностью сумм.

Условия оформления утилизации

По истечении установленного периода использования деловые бумаги, утратившие актуальность, утилизируются. Срок хранения оканчивается в году, следующем за периодом востребованности. Для проведения процедуры уничтожения необходимо созвать комиссию. Акт, составленный при утилизации, содержит:

  • Реквизиты компании.
  • Основание утилизации (приказ руководителя).
  • Подробный перечень уничтожаемых объектов по наименованиям, номера дел.
  • Периоды их создания.
  • Даты утилизации.
  • Список участников процедуры.

При ликвидации компании формы о труде и заработной платы работников, согласно правил архивации, передаются на хранение в государственный архив.

Период хранения устанавливается для каждой группы форм согласно требований законодательства с закреплением в приказах и локальных актах предприятия. При возникновении сложности определения, какие документы должны быть в организации, можно обратиться к специалистам. Правильная постановка учета позволит исключить претензии органов контроля. Подробности об услугах специализированной компании узнайте на сайте.

Нужна квалифицированная бухгалтерская помощь?
Мы вам перезвоним!
Заказать обратный звонок
X
Онлайн-заявка
ФИО*
Имя
Телефон*
E-mail*
Что хотите заказать?*
* - Поля, обязательные для заполнения
X
Заказ обратного звонка
Ваше имя*
Имя*
Телефон*
* - Поля, обязательные для заполнения